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Comment classer ses documents administratifs

Débordés de papier - Opluriel

Comment classer ses documents administratifs en 4 étapes

Classer vos documents administratifs est un vrai casse-tête ? Vous ne savez comment vous y prendre ni comment vous organiser pour ne pas vous sentir débordé ?

Opluriel vous donne quelques astuces !

De la méthodologie

L’administratif n’est franchement pas votre passion, alors autant que ce soit rapide.

Qui dit rapide dit méthodologie. Soyez OR-GA-NI-SÉ !

L’important est de retrouver le document recherché le plus rapidement possible. Il vous faut donc trouver une organisation logique et pratique à vos yeux.

Du matériel

Classeurs, pochettes, chemises, bannettes… à vous de choisir.

Opluriel vous conseille de privilégier les classeurs : facilement manipulables, les feuilles étant perforées (et classées – évidemment), elles ne peuvent s’égarer.

De plus, les intercalaires mis en place permettent des sous-classements pour faciliter vos futures recherches de documents.

L’utilisation de classeurs est idéale pour le rangement final de vos documents, oui mais en attendant leur traitement, vous vous dites : j’en fais quoi ?!

Opluriel vous propose l’utilisation d’outils de classement simples d’utilisation pour réaliser un pré-tri de vos documents au fur et à mesure de leur réception :

  • Bannettes ;
  • Pochettes ;
  • Chemises, sous-chemises ;
  • Parapheurs…

Un éventail de solutions s’offre à vous !

En fonction de la solution choisie, n’hésitez pas à multiplier le nombre de supports (bannettes par exemple) pour vous faciliter la tâche par la suite (une bannette pour le courrier à traiter, une pour les factures à payer, une pour vos bons de livraison…)

Vous voilà équipés, c’est parti !

Organisation administrative Opluriel méthode

Etape 1 : Tri

Au fur et à mesure de la réception de votre courrier, faites le tri dans les différentes catégories de bannettes que vous avez mis en place (si vous avez sélectionné cette solution).

  • Les factures à payer ;
  • Les courriers à traiter ;
  • Les documents à ranger directement ;
  • La publicité… à non ça c’est dans la poubelle jaune !

Etape 2 : Traitement

Dans l’idéal, fixez-vous 1 à 2 heures par semaine pour traiter les éléments le nécessitant.

Répondez aux courriers – si possible par mail c’est plus écolo – réglez vos factures en attente de règlement, rapprochez vos bons de commandes avec vos bons de livraison…

Etape 3 : Numérisation et transmission à votre Expert-Comptable

N’oubliez pas votre Expert-Comptable !

Chaque semaine, pensez à scanner vos pièces comptables et à les ranger dans un dossier informatique bien distinct, vous n’aurez plus qu’à les transmettre à votre Expert-Comptable en fin de mois.

Gardez bien en tête que chaque mouvement de votre/vos compte(s) bancaire(s), que ce soit en débit ou en crédit, doit être justifié par un document comptable (une facture, un ticket de caisse…)

Etape 4 : Classement

Nous arrivons au bout de ce dur labeur… ouf !

Vos jolis classeurs bien identifiés n’attendent plus qu’à être complétés !

L’idéal est de prévoir un classeur pour :

  • Vos factures de vente (classées par mois) ;
  • Vos factures d’achat (classées par mois ou par fournisseur – pensez pratique !) ;
  • Vos relevés bancaires ;
  • Vos contrats (assurance, prévoyance, téléphone, leasing…) ;
  • Vos salariés (contrats, coordonnées, congés payés, charges salariales…) ;
  • Vos impôts et taxes (IS, TVA, CFE, TVS…) ;
  • Et vous (social gérant).

Et si après ces bons conseils…

Vous voilà opérationnel(le) pour une bonne gestion de vos documents administratifs.

Et si après tous ces bons conseils, vous ne vous êtes toujours pas réconciliés avec la paperasse administrative, déléguer à Opluriel, nous sommes là pour vous !